/
Довідник Контрагенти (бюджетні установи)

Довідник Контрагенти (бюджетні установи)

Owned by MASTER:Help
Last updated: Jul 22, 2024
image-20240722-121350.png
Мал. 1. Пункт меню Контрагенти в розділі Довідники
image-20240722-121406.png
Мал. 2. Інтерфейс довідника Контрагенти
image-20240722-121428.png
Мал. 3. Додавання нового контрагента
image-20240722-121447.png
Мал. 4. Картка контрагента
image-20240722-121502.png
Мал. 5. Додавання банківського рахунку контрагента
image-20240722-121518.png
Мал. 6. Картка банківського рахунку контрагента
image-20240722-121539.png
Мал. 7. Банківські рахунки контрагента
image-20240722-121557.png
Мал. 8. Додавання адреси контрагента
image-20240722-121612.png
Мал. 9. Картка адреси контрагента
image-20240722-121629.png
Мал. 10. Картка адреси контрагента
image-20240722-121653.png
Мал. 11. Додавання адреси за класифікатором контрагента
image-20240722-121710.png
Мал. 12. Екран адреси за класифікатором контрагента
image-20240722-121744.png
Мал. 13. Поле Адреса в довіднику Найменування та адреси
image-20240722-121759.png
Мал. 14. Додавання контактної особи контрагента
image-20240722-121815.png
Мал. 15. Заповнення картки контактної особи контрагента

 

У довідник Контрагенти вносяться всі зовнішні організації, які пов'язані з господарською діяльністю підприємства. Доступ до довідника Контрагенти можна отримати скориставшись пунктом меню Контрагенти  розділу Довідники модуля Планування та фінансування (Мал. 1). Довідник розташований також в модулі Довідники в розділі Контрагенти.

Після натискання на пункт меню Контрагенти система скерує користувача в довідник, область відображення даних якого містить декілька вкладок та закладок (Мал. 2):

Групи класифікації – на вкладці можна за потреби налаштувати групування контрагентів по класифікаційним групах за довільною ознакою;

Довідник організацій – вкладка містить картки всіх контрагентів;

Періодичні реквізити – закладка вкладки Довідник організацій містить такі періодичні реквізити, як вид платника акцизного податку, статус платника податку на додану вартість, тощо;

Характеристики. Значення - закладка вкладки Довідник організацій відображає характеристики та значення контрагента;

Найменування та адреси – вкладка міститься перелік адрес контрагентів;

Банки до організацій – вкладка міститься перелік розрахункових рахунків контрагентів;

Контактні особи – на вкладці відображається контактна інформація посадових осіб і працівників організації.

Для того, щоб додати в довідник нового контрагента необхідно перейти у вкладку Довідник організацій та натиснути кнопку Додати (F7) на панелі інструментів вкладки (Мал. 3).

При додаванні нового контрагента на екрані з’явиться екранна форма картки  контрагента. Заповнення картки контрагента здійснюється ручним внесенням всіх реквізитів або за допомогою методу заповнення згідно реєстраційних даних організації в ЄДРПОУ (метод не спрацьовує для фізичних осіб підприємців). Щоб скористатись автоматичним методом заповнення картки організації потрібно в полі ЄДРПОУ зазначити код організації та натиснути кнопку Enter на клавіатурі. Після проведених дій запуститься метод формування картки контрагента по ЄДРПОУ і дані по організації будуть підтягнуті з Єдиного державного реєстру юридичних осіб. За допомогою методу або вручну на закладці Реквізити картки контрагента вказуються наступні реквізити (Мал. 4):

Код - код контрагента в системі присвоюється автоматично при збереженні нової картки контрагента;

Діє з … по … - період дії картки контрагента;

Найменування скорочене - Скорочене найменування контрагента;

Найменування повне - Повне найменування контрагента;

Повне для документів - Найменування контрагента для документів;

Ознака юридичної/фізичної особи - ознака юридичної особи, ФОП, фізичної особи;

Не включений до ЄДРПОУ – ознака для організацій не включених до єдиного реєстру;

Нерезидент – ознака для нерезидентів;

Головна організація - при створенні ієрархічної організаційної структури (для філії);

Код ЄДРПОУ - код за ЄДРПОУ контрагента;

Док.рег.№ … від…- № та дата документу державної реєстрації контрагента;

Код ІПН - ІПН контрагента (для фізичної особи);

Статус платника податку на прибуток - Статус платника податку на прибуток контрагента;

Платник ПДВ - Ознака платника ПДВ контрагента;

Свідоцтво платника ПДВ – ознака наявності свідоцтва платника ПДВ, яка відкриває поле для зазначення номера свідоцтва;

№ філії (податковий) – поле для зазначення номеру філії;

Ознака платника акцизного податку - ознака платника акцизного збору контрагента;

Індекс - елемент адреси контрагента. Заповнюється автоматично після заповнення Адреси за класифікатором;

Місто - значення параметру вибирається з довідника (за допомогою клавіши F10);

Адреса - адреси контрагента заповнюється автоматично після заповнення Адреси за класифікатором;

Адреса за класифікатором - адреса контрагента заповнена по елементам адреси;

Країна – елемент адреси контрагента, заповнюється автоматично після заповнення поля Місто;

Область – елемент адреси контрагента, заповнюється автоматично після заповнення поля Місто;

Район – елемент адреси контрагента, заповнюється автоматично після заповнення поля Місто;

Об’єкти – перелік об’єктів, які мають доступ до елементу довідника. Зазвичай довідник спільний для всіх об’єктів обліку, тому поле заповнювати немає потреби.

На закладці Банківські реквізити картки контрагента вказувати параметри основного банківського рахунку установи не потрібно. Банківські рахунки зручніше додавати на вкладці Банки до організацій.
На закладці Зв’язок картки контрагента вказуються реквізити для зв’язку з організацією, а додаткові ознаки (наприклад, форма власності, галузь тощо) зазначаються за потреби.
На закладці картки контрагента Дод.ознаки, Інформація реквізити є необов’язковими для заповнення.
Вказані у всіх закладках картки контрагента реєстраційні дані організації зберігаються за допомогою кнопки Додати в екрані картки контрагента. Після збереження внесених даних у вкладці Довідник організацій відобразиться новий контрагент.
Наступним кроком при внесенні всієї необхідної при роботі функціоналу системи інформації по контрагенту є  внесення у вкладці Банки до організацій банківських рахунків організації. Банки до організації – це окремий довідник в програмі, доступ до якого можна також отримати в модулі Довідники розділі Банк і каса скориставшись пунктом меню Банки до організації.
Для того, щоб додати в довідник новий банківський рахунок контрагента в довіднику Контрагенти необхідно знайти потрібного контрагента у вкладці Довідник організацій, позиціонуватись на ньому та перейшовши у вкладку Банки до організацій натиснути кнопку Додати (F7) (або Додати за зразком (Ctrl+F7)) на панелі інструментів вкладки (Мал. 5).

При додаванні нового рахунку контрагента на екрані з’явиться екранна форма, в якій вказуються наступні реквізити (Мал. 6):

Організація – контрагент для якого додається банківський рахунок;

Найменування організації для платіжного доручення – зазначається найменування організації для платіжного доручення для випадків коли це найменування відрізняється від зазначеного в картці контрагенту, до прикладу, якщо є потреба скоротити найменування;

Номер банку – код елементу довідника в програмі заповнюється автоматично при збереженні нового елементу;

Одновалютний рахунок – ознака для банківських рахунків, на яких обліковується лише одна певна валюта;

Валюта – зазначається валюта для одновалютних рахунків;

Ознака основний – зазначається лише для одного банківського рахунку, який необхідно підставляти за замовчуванням в документах після вибору контрагента;

Ведення обліку по рахункам відкритих асигнувань – ознака зазначається для тих установ, які ведуть облік відкритих асигнувань на позабалансових рахунках 90131, 90132;

Використовувати IBAN – зазначається для тих банківських рахунків, які вже переведено на міжнародний номер IBAN;

Код банку – код банку організації;

Розрахунковий рахунок - зазначається для тих банківських рахунків, які ще не  переведено на міжнародний номер IBAN;

IBAN - зазначається для тих банківських рахунків, які вже переведено на міжнародний номер IBAN;

Найменування – зазначається найменування банку організації для платіжного доручення для випадків коли це найменування банку відрізняється від зазначеного в картці банку;

Ознака 1, 2, 3 – в функціоналі програми не використовується, заповненню не підлягає;

Банк – з довідника Банки до організації зазначається рахунок відкритих асигнувань за наявності ознаки Ведення обліку по рахункам відкритих асигнувань;

Рахунок відкритих асигнувань - з довідника Банки до організації зазначається рахунок відкритих асигнувань за наявності ознаки Ведення обліку по рахункам відкритих асигнувань;

Вид рахунку – обирається Казначейський або Банківський;

Код ДКСУ – код Казначейства для виду рахунку Казначейський;

Код аналітики – зазначається з довідника консолідованої аналітики;

Примітка – найменування рахунку для зручності пошуку при виборі з довідника банківських рахунків.

Вказані дані банку організації зберігаються за допомогою кнопки Додати. Після збереження внесених даних у вкладці Банки до організацій відобразиться новий рахунок (Мал. 7).

В продовження заповнення інформації по контрагенту в довіднику Контрагенти у вкладці Найменування та адреси потрібно додати адресу, яка буде використана при вивантаженні договорів та актів на портал Е-Дата, при формуванні друкованих форм та звітів програми. Для того, щоб додати в довідник адресу контрагента необхідно знайти потрібного контрагента у вкладці Довідник організацій, позиціонуватись на ньому та, перейшовши у вкладку Найменування та адреси, натиснути кнопку Додати (F7) (або Додати за зразком (Ctrl+F7)) (Мал. 8). Якщо адреса уже додана на вкладці Найменування та адреси – потрібно натиснути кнопку Редагувати (F4) для заповнення всіх елементів адреси.

При додаванні та редагуванні адреси контрагента з’явиться екранна форма, в якій присутні наступні реквізити (Мал. 9):

Номер адреси – номер адреси контрагента;

Основна адреса – ознака основної адреси контрагента;

Організація – контрагент, якому належить адреса;

Місто – місто контрагента;

Скорочене найменування – скорочене найменування контрагента;

Найменування – повне найменування контрагента;

Індекс – поштовий індекс контрагента;

Адреса – адреса контрагента, поле заповниться автоматично після формування адреси по елементам в полі Адреса за класифікатором;

Адреса за класифікатором – адреса контрагента сформована по елементам адреси для коректного вивантаження інформації на портал Е-Дата та для заповнення поля Адреса;

Регіон – регіон заповниться з адреси за класифікатором (за наявності);

Країна – країна заповниться з адреси за класифікатором;

Область – область заповниться з адреси за класифікатором;

Район – район заповниться з адреси за класифікатором;

Примітка – поле для внесення довільної інформації за потреби;

Тип адреси – зазначається ознака адреси -  Фактична чи Юридична адреса.

Для заповнення поля Адреса за класифікатором потрібно в полі натиснути на кнопку Вибір з довідника (F10) (Мал. 10).

На екрані відкриється картотека адрес, яка має одну вкладку і містить перелік адрес всіх контрагентів. Щоб додати нову адресу в картотеці адрес потрібно натиснути кнопку Додати (F7) (або За зразком (Ctrl+F7)) (Мал. 11).

  В екранній формі адреси за класифікатором потрібно заповнити наступні реквізити (Мал. 12):

Індекс – зазначається поштовий індекс;

Призначення – обирається призначення адреси - Організація;

Область – зазначається обов’язково вибором з довідника в колонці КОД;

Район – зазначається найменування району в колонці Найменування;

Місто – зазначається обов’язково вибором з довідника в колонці Код;

Вулиця – зазначається найменування району в колонці Найменування;

Будинок – зазначається номер будинку в колонці Найменування;

Квартира – зазначається номер квартири в колонці Найменування;

Корпус – зазначається номер корпусу в колонці Найменування за необхідності.

У випадку, якщо найменування елементу адреси не співпадає з наявними елементами в програмі, до прикладу в адресі організації зазначено «проспект», а не «вулиця», ми все одно заповнюємо найменування проспекту в рядку, де зазначено Вулиця. Дані адреси контрагента вивантажуються на портал Е-Дата, який застосовує уніфіковані найменування для елементів адрес:

Вулиця – для вулиць, проспектів, бульварів, провулків, т.ін.

Місто – для міст, сіл, селищ міського типу, т.ін.

З зазначених частин адреси програма сформує адресу в полі Адреса, яку за потреби можна відредагувати безпосередньо в даному полі. Поля Адреса 2 та Адреса 3 призначенні для зазначення адреси на іноземних мовах за потреби. Поля зпаповненню не підлягають так як в типовому функціоналі програми не використовуються.
Зазначені в картці адреси дані потрібно зберегти за допомогою кнопки Додати. Створена адреса відобразиться в картотеці адрес. Вставши на створену адресу потрібно натиснути кнопку Вибрати на панелі інструментів. Вибрана адреса підставиться в поле Адреса за класифікатором.
Після вибору в картотеці адрес певної адреси програма видасть запит про необхідність заповнення обраної адреси в поле Адреса (Мал. 13). Потрібно натиснути Так чи Ні за необхідності.

Щоб зберегти всі внесені дані потрібно натиснути кнопку Додати (або Зберегти) в екрані елементу довідника Найменування та адреси.
Наступна вкладка в довіднику Контрагенти, на якій заповнюється інформація по контрагенту, вкладка Контактні особи. У вкладці Контактні особи зазначаються особи – співробітники контрагента, які виступають в якості підписантів договорів, інформація по яких вивантажується на портал Е-Дата.
Для того, щоб додати нову контактну особу, наприклад, директора установи, необхідно у вкладці Довідник організацій вибрати потрібну організацію, позиціонуватись на ній і перейшовши у вкладку Контактні особи та натиснути на кнопку Додати (F7)на панелі інструментів (Мал. 14).

У екранній формі, яка з’явилась на екрані, заповнюються наступні дані по контактній особі контрагента (Мал. 15):

Номер – номер контактної особи заповнюється автоматично;

Головний керівник – ознака проставляється за потреби;

Посада – обирається з довідника посад;

Основна контактна особа - ознака проставляється за потреби;

Група полів Посада – заповниться автоматично після вибору посади з довідника, потрібно перевірити правильність заповнення найменування посади у відмінках;

ПІБ – заповнюються прізвище, ім’я, по батькові контактної особи. ПІБ (род.від.), (дав.від.) - заповниться автоматично після зазначення ПІБ, потрібно перевірити правильність заповнення ПІБ у відмінках;

Решта полів в картці контактної особи в типовому функціоналі не використовуються, можуть заповнюватись довідково за потреби.
Після збереження внесених даних щойно створена контактна особа відобразиться у вкладці Контактні особи.
В довіднику Контрагенти присутня також вкладка Групи класифікації. Кожен контрагент обов’язково входить в групу класифікації Всі та за потреби для пришвидшення пошуку може входити в іншу створену користувачем групу класифікації контрагентів.

   

Related content