Формування фактичної відпустки

Важливо: Перед початком роботи з відпустками потрібно ввести залишки невикористаних днів відпустки. Для цього вказуються періоди відпусток по співробітниках та коригується Залишок відпустки. Далі вказується документ відпустки і він прив’язується до періоду використання відпусток.

Існує кілька варіантів роботи з картотекою Відпустки:

• за допомогою пункту меню Відпустки, який розташований у розділі Відпустки/Лікарняні модуля Кадри;

• через картотеку Особові картки (для роботи з даними про відпустки по одному працівнику);

• через картотеку Періоди використання відпустки.

Для формування фактичної відпустки по працівнику необхідно виконати наступні дії:

1. Скористатися пунктом меню Кадри > Відпустки.

2. Вказати період.

3. Натиснути кнопку Додати.

4. Ввести наступну інформацію:

Табельний номер. Вибір співробітника за табельним номером.

Вид відпустки. Вибір виду відпустки із довідника.

Дата початку відпустки.

Кількість днів відпустки.

Дата закінчення відпустки. Дата розраховується автоматично за датою початку і кількості днів відпустки.

Номер та дата наказу.

Дата обліку відпустки. Дата, яка визначає в якому місяці документ повинен бути розрахований.

Продовжено до. Дата продовження відпустки (за замовчуванням дорівнює даті закінчення відпустки).

Дата документа, який продовжується поточною відпусткою. Дата прописується автоматично за номером документа. Для правильного обліку і можливості вибору документа, який потрібно продовжити, дата цього документа повинна бути не пізніше дати поточного документа.

Ознака Період використання відпустки. Якщо відмітити цю ознаку, то період використання відпустки вказується вручну. Використовується тоді, коли картотека Періоди використання відпусток не ведеться і немає можливості виконати прив'язку поточної фактичної відпустки до планових періодів. Не рекомендується для використання.

Для прив'язки документа відпустки до планового робочого періоду необхідно натиснути кнопку Додати в вкладці Період використання відпустки. Допускається прив'язка фактичної відпустки по кількох планових робочих періодах. Після додавання прив'язки до планового періоду за необхідності слід відкоригувати значення в колонці Факт (кількість днів, які використовуються з даними планового періоду). При цьому відображається інформація кількість доступних днів (невикористаних) по кожному періоду (Мал. 1).

Open

Мал. 1 Додавання документу про відпустку

Зверніть увагу: Виконуються системні перевірки:

• відповідності кількості фактичних днів відпустки по кожному доданому плановому періоду до кількості днів в колонці Доступно.

• відповідності кількості днів Факт за всіма плановими періодами, які вказані в документі, із загальною кількістю днів поточної відпустки. Якщо колонку Факт заповнено некоректно, формується відповідне повідомлення. Для видалення прив'язки документа відпустки до планового періоду, натиснути кнопку Видалити на обраному рядку.

Підстава. Зазначається, підстава для видання наказу. Наприклад, заява працівника.

Стаття та пункт КЗоТ.

Зверніть увагу: Під час додавання документу про відпустки виконується ряд системних перевірок на правильність та повноту заповнення. У разі неправильного або неповного заповнення, після застосування кнопки Додати користувачеві надається системне повідомлення Введіть значення з позиціонуванням на тому реквізиті, який не заповнений або заповнений неправильно.

Також виконується перевірка на перетин періоду відпуску з періодами інших документів. Якщо період відпустки перетинається з періодами інших документів, то формується відповідне повідомлення. Налаштування цієї перевірки здійснюється в довіднику Види відпусток.

В картотеці Відпустки модуля Кадри доступний розрахунковий режим (кнопка Розрахунок або F2):

Перевірка на перетин документів відпусток - після запуску режиму здійснюється перевірка періодів відпусток з іншими документами відпусток, лікарняних та документів по середньому. Після перевірки, у разі виявлення перетину, формується відповідний протокол.