Картотека “Призначення/переміщення”

Картотека Призначення/переміщення призначена для обліку інформації про призначення, переміщення та звільнення працівників під час роботи в організації. Картотека є однією з основних інформаційних масивів для модулів Кадри і Зарплата. Правильне і своєчасне заповнення інформації в картотеці є запорукою правильного розрахунку заробітної плати.

Зверніть увагу: Дані в картотеку призначення/переміщення автоматично вносяться при внесенні та проведенні наказів на прийом/переведення/звільнення.

Картотека Призначення/переміщення знаходиться в Кадри > Призначення/переміщення. Дозволяє працювати з призначеннями по всім співробітникам. Для роботи з призначеннями по одному співробітнику в картотеку також можна зайти через Кадри > Особові картки > Призначення/переміщення.

Мал. 1 Картотека Призначення/переміщення

Для кожного призначення/переміщення працівника формується новий запис в картотеці (Мал. 1). Створення запису в картотеці також здійснюється після формування відповідного наказу про призначення/переміщення працівника.

В картотеці Призначення/переміщення, як і в інших картотеках, передбачено вибір варіантів відбору: за підрозділом, табельним номером, об’єктом та періодом.

Картотека розділена на розділи-закладки:

Прийняття/переміщення (Мал. 2)
Звільнення
Кадрова інформація
Бухгалтерська інформація

Вкладка «Прийняття/переміщення»

Мал. 2 Вкладка Прийняття/переміщення

Табельний номер. Вибір співробітника за табельним номером.

Об'єкт. Для багатооб'єктних систем реалізована можливість вибору об’єкта.

Номер призначення. Номер присвоюється автоматично, не коригується.

Статус запису. Статус запису за замовчуванням проставляється як «Переміщений». Варіанти вибору:

Прийнятий – оформлення першого призначення співробітника в установу. Дата запису про призначення переноситься в особову картку як дата призначення на роботу.

Переміщений - призначення/переміщення/переведення співробітника на іншу посаду в організації. В попереднє Призначення співробітника автоматично прописується дата закінчення (звільнення).

Звільнений - оформлення звільнення співробітника за його поточним призначенням.

Прийнятий-звільнений - поточним призначенням співробітник і прийнятий, і звільнений з підприємства. Тобто у співробітника було тільки одне призначення за весь час роботи на підприємстві і з цієї посади оформлено звільнення.

У разі повторного прийому на роботу для працівника створюється новий запис в Призначенні/переміщенні із статусом “Прийнятий”.

Інформація про прийом співробітника

Номер та дата наказу. Для першого призначення – номер та дата наказу про прийом на роботу;

Випробувальний термін. Обчислення в місяцях/днях; період(дата початку, дата закінчення);

Дата призначення.

Тип призначення. Варіанти вибору: основна посада або внутрішнє сумісництво. Не коригується.

Договір. Період дії трудового договору із співробітником для строкового трудового договору.

Ознака роботи за контрактом. Якщо так, то відкриваються поля: номер і дата контракту.

Причина прийняття. Наприклад, у порядку переведення, за конкурсом тощо.

Характер прийняття. Наприклад, постійно чи тимчасово.

Підстава. Застосовується для опису підстави для призначення або переміщення.

Службова кадрова інформація

Підрозділ. Вказується назва підрозділу, в який призначається співробітник.

КШР. Код штатного розпису. Обирається із штатного розпису. Заповнюється у разі ведення штатного розпису. При виборі КШР автоматично заповнюються всі поля, які зазначені в штатному розписі.

Посада. Заповнюється автоматично при виборі КШР. Якщо КШР не вибрано - вказується назва посади із довідника національного класифікатора України «Класифікатор професій ДК 003:2010».

Найменування посади. Вказується назва посади за штатним розкладом. Не обов’язково для заповнення.

Докладно. Вказується повна назва посади (як для запису в трудовій книжці). Інформація з цього поля використовується для формування звітності по ЕСВ, а також інших друкованих формах (звітах).

Ознака «Виконуючий обов’язки». Застосовується для призначення співробітника виконуючим обов’язки за посадою. Ознака використовується довідково.

Персонал. Вказується група персоналу: промислово-виробничий чи непромисловий персонал (не обов’язково для заповнення).

Категорія. Зазначається категорія персоналу за характером виконуваних функцій. В подальшому інформація з цього поля використовується для нарахування надбавки за вислугу років.

Кваліфікаційна категорія. Зазначається кваліфікаційна категорія, яка присвоєна співробітнику за результатами атестації (не обов’язково для заповнення).

Спецстаж. Зазначається вид спеціального стажу. В подальшому використовується для заповнення 7 таблиці Звіту по ЄСВ.

Графік роботи. Вказується графік роботи, який застосовується до цієї позиції. Інформація з цього поля використовується для автоматичного формування табелю по співробітнику.

Система оплати. Вказується система оплати праці – оклад за тарифним розрядом, посадовий оклад та ін. При виборі системи оплати «Оклад» - заповнюється поле «Оклад». Якщо вибрано «Тарифний розряд», то відкривається нове поле, в якому зазначається розряд з автоматичним заповненням розміру окладу по обраному тарифному розряду.

Зверніть увагу: Довідник тарифних розрядів повинен бути заповнений актуальними значеннями окладів.

При виборі системи оплати «Годинна тарифна ставка» відкривається ще одне поле «КТУ», в якому необхідно вибрати код тарифної ставки. По КТУ проставляється значення годинної тарифної ставки.

Оклад. Значення окладу за посадою. Розмір окладу може бути автоматично перераховано в залежності від обраного розміру ставки в полі «Тип ставки» (див. нижче).

КТУ. Значення годинної тарифної ставки.

Характер роботи. Зазначається постійна робота чи тимчасова.

Підкатегорія. Зазначається інформація, наприклад, про підкатегорію посади державної служби. Необов’язкове для заповнення.

Умови праці. Зазначається інформація про умови праці – нормальні, шкідливі. Необов’язкове для заповнення.

Ранг, звання. Інформація про ранг державної служби, посадової особи місцевого самоврядування, військове, спеціальне звання тощо.

Розряд. Вказується кваліфікаційний розряд для робітничих професій. Необов’язкове для заповнення.

Валюта. Вказується валюта розрахунку. Автоматично заповнюється значенням «грн».

Тип ставки. Наприклад, повна ставка, 0,5 ставки.

Зверніть увагу: У разі вибору неповної ставки (наприклад, 0,5 або 0,25) система запропонує пропорційно перерахувати оклад з урахуванням розміру ставки. Якщо в діалоговому вікні натиснути Так, то в полі «Оклад» прописується розрахований пропорційно розміру ставки розмір окладу. Якщо натиснути Ні, то поле Оклад з даними по повній ставці не змінюється.

Вкладка «Звільнення»

У вкладці Звільнення (Мал. 3) вказується інформація про звільнення працівника із займаної посади.

Мал. 3 Вкладка Звільнення

Дата звільнення з посади.

Номер і дата наказу про звільнення з посади.

Причина та мотив звільнення.

Вкладка «Кадрова інформація»

У вкладці Кадрова інформація обов’язково зазначається інформація про оплату по годинам (якщо оплата праці проводиться погодинно), та вказується інша необов’язкова додаткова інформація, яка дуже рідко, або майже не використовується в обліку:

Додатковий оклад.

Дані про додаткову систему оплати, розряд і оклад.

Регіон роботи.

Старий код - старий табельний номер.

Вкладка «Бухгалтерська інформація»

Вкладку Бухгалтерська інформація (Мал. 35) необхідно заповнити разом з бухгалтером по зарплаті. В цій вкладці вказується додаткова інформація про бухгалтерські рахунки та аналітики.

Мал. 4 Вкладка Бухгалтерська інформація

Рахунок. Бухгалтерський рахунок віднесення витрат при нарахуванні зарплати даного працівника (8011, 8111).

Значення аналітик. Поля відкриваються в залежності від обраного рахунку віднесення витрат.

Дуже важливо заповнити ці поля до формування табелю та нарахування зарплати. Якщо це поле заповнено під час формування штатного розпису, то інформація буде перенесена сюди автоматично. В подальшому значення аналітик використовується при нарахуванні зарплати.

Видалення записів із картотеки

Для видалення помилково введеного призначення необхідно скористатися кнопкою Видалити. Видалення проводиться за однією з умов:

Видалення з перевіркою. Якщо для даного призначення вже були введені будь-які дані (наприклад, розрахунок зарплати), то видалення провести неможливо.